Claves para una geestión remota y exitosa

Desde mi punto de vista, existen 3 claves para una gestión de proyectos remota exitosa :

1. Comunicación y colaboración claras
2. Centralización de datos
3. Monitoreo eficiente

Comunicación y colaboración claras

Sin reuniones periódicas de estado , sin ver a los colegas todos los días en la oficina, la oportunidad de hacer o responder preguntas o de "simplemente registrarse" no se presenta tan fácilmente. Esta es la oportunidad de probar y utilizar otros medios de comunicación . Sin embargo, no lo compense enviando 1000 correos electrónicos al día. Esto frustraría el propósito y frustraría a sus equipos. La idea es construir equipos virtuales que se sientan conectados y se mantengan en contacto con regularidad .

Por lo que reduzca significativamente la cantidad de correos electrónicos internos. Para preguntas simples, que no requieren respuestas extensas, utilice herramientas de chat . No tiene sentido enviar un correo electrónico si puede obtener una respuesta inmediata. Tampoco me gustan mucho las llamadas telefónicas incesantes, ya que el chat permite a al equipo gestionar su tiempo y responder a su propio ritmo.

Para reuniones regulares, use una herramienta de videoconferencia simple como Zoom, Skype o incluso Google Hangouts (que es gratis). Recrea la atmósfera de la sala de conferencias, facilita la comunicación y mantiene la conexión entre los miembros del equipo que pueden sentirse fácilmente aislados.

Con una comunicación constante, como Gerente de Proyecto, podrá identificar y resolver problemas fácilmente , lo que le permitirá cumplir con sus plazos y entregar a tiempo .

SUGERENCIA: No olvide las reuniones informales . Programe " reuniones de charla de café y té " para que pueda recrear la pausa para el café y mantener el vínculo sin limitar las interacciones al trabajo . Ayudará a mantener motivados a sus compañeros de trabajo a largo plazo.

Centralización de datos

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan equipos es la falta de datos o la falta de datos fiables . Cada equipo trabaja en una hoja de Excel diferente, por lo que la necesidad principal es poder recopilar y sincronizar todos estos datos . Con el actual contexto de bloqueo, las organizaciones no tienen otra opción que centralizar la información (comunicación, hojas de trabajo, informes, documentos). Sin un sistema de información centralizado, ya no puede haber una gestión adecuada de proyectos.

La solución aquí es bastante simple: una herramienta de gestión de proyectos y carteras . El gerente de proyecto debe poder iniciar sesión y ver inmediatamente todo lo que está sucediendo en tiempo real , y realizar un seguimiento del progreso de cada proyecto para asegurarse de que todo salga según lo planeado. Por supuesto, podría utilizar herramientas de colaboración como Google Drive, pero si no adopta procesos organizativos a nivel de empresa, aún perderá tiempo buscando documentos en el laberinto de carpetas de proyectos individuales .

Mantener todo en una ubicación compartida garantiza que todos los miembros del equipo sepan de qué son responsables y en qué necesitan trabajar. Nadie puede afirmar que no ha visto las asignaciones de tareas o que no sabía que se debía algo.

SUGERENCIA: Los gerentes de proyectos se encuentran entre las personas responsables de mantener actualizado su herramienta o su sistema de seguimiento. Asegúrese de que, dentro de su programa semanal, se tomen el tiempo para asegurarse de que se completen todas las tareas, se cumplan los plazos y no se sobrecarguen los recursos (o tomen medidas correctivas). El mantenimiento del proyecto es importante para todos los miembros del equipo, incluidos los gerentes.

Monitoreo eficiente

Al igual que con la centralización de datos , el contexto nos obliga a monitorear más de cerca el estado del proyecto . La mayoría de las empresas no pueden permitirse costos adicionales, retrasos o recursos faltantes que se traducirían en una pérdida masiva de ROI durante el año. Incluso dentro de un contexto económico propicio, una demora de un día podría significar la pérdida de miles de dólares. Más que nunca, el seguimiento es clave para una gestión de proyectos eficiente . Con una buena herramienta de centralización de datos, debería poder lograr informes eficientes. Sus sistemas de monitoreo y centralización deben estar sincronizados para que obtenga información en tiempo real, lo que le permitirá tomar medidas inmediatas cuando sea necesario.

Defina sus KPI , cree paneles de control y asegúrese de poder visualizarlos en tiempo real. Por ejempl opara cada proyecto se puede rastrear usando un puntaje de salud que le da a cada gerente de proyecto, gerente de PMO o parte interesada una idea de dónde se encuentra el proyecto en un momento específico. Asegúrese de configurar notificaciones y advertencias para posibles problemas o riesgos.

Estos 3 factores están interconectados. Sin una comunicación eficiente , puede monitorear lo que quiera, pero nunca podrá actuar sobre los problemas. Sin información centralizada , no tiene sentido monitorear datos parciales o incorrectos. Finalmente, no puede hacer nada si su equipo no se siente conectado, apoyado y empoderado para asegurarse de que los proyectos avancen.

Acertar con estos 3 factores de éxito no solo puede ayudarlo a superar la tormenta actual, sino que también puede impulsar la mejora de PPM a largo plazo en su organización. Si estaba considerando soluciones de gestión de proyectos y carteras , ahora podría ser un buen momento para profundizar. Tomar medidas ahora le permitirá comenzar a cosechar los beneficios en los próximos meses.

Fabian Crosa Director de Comunicaciones Capitulo Montevideo Uruguay Training Corporativo en Direccion de Proyectos y metodologías Agiles